Asalariados que no Declaran Renta Año Gravable 2023: ¿Deben Conservar el Formulario 220?

El formulario 220, diligenciado parcialmente por el empleador, debe ser completado por el trabajador cuando determine que no está obligado a declarar renta y que tampoco lo hará de forma voluntaria.

Los contribuyentes obligados a declarar, pero que no lo hagan a tiempo, están expuestos a que la DIAN les elabore una “facturación del impuesto de renta”. Según el artículo 1.6.13.2.15 del DUT 1625 de 2016 (modificado por el Decreto 2229 de diciembre de 2023), los plazos para que las personas naturales y/o sucesiones ilíquidas (residentes o no residentes, obligadas o no a llevar contabilidad) que pertenecieron al régimen ordinario del impuesto de renta presenten sus declaraciones de renta (obligatorias o voluntarias) por el año gravable 2023, serán entre el 12 de agosto y el 24 de octubre de 2024.

Para los asalariados y otras personas naturales que recibieron el formulario 220 por el año gravable 2023, que contiene la información de las rentas de trabajo percibidas (diligenciado parcialmente por el empleador entre los renglones 5 y 60), es importante saber que si concluyen que no están obligados a declarar por el año gravable 2023 (y tampoco desean hacerlo voluntariamente), este formulario sustituye su declaración de renta. Esto está confirmado por la nota al final del formulario que dice:

«Nota: este certificado sustituye para todos los efectos legales la declaración de renta y complementario para el trabajador o pensionado que cumpla con lo establecido en el artículo 1.6.1.13.2.7 del Decreto 1625 de 2016, único reglamentario en materia tributaria.»

Además, en la parte final del instructivo del formulario, la DIAN incluye el siguiente mensaje en letras mayúsculas:

«CONSERVE ESTE CERTIFICADO COMO SUSTITUTO O SOPORTE DE SU DECLARACIÓN DE RENTA. LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES PODRÁ EXIGIRLO.»

El resto del formulario 220 (renglones 61 a 82) tiene espacios para ser completados por el asalariado o pensionado. Si los valores allí registrados demuestran que cumple con todos los topes de ingresos, patrimonio, y demás, quedando exonerado de declarar renta, el formulario 220 servirá como principal sustento ante la DIAN.

Cuando el trabajador recibe el formulario 220 de su empleador, debe averiguar y añadir por su cuenta cualquier valor adeudado en salarios o prestaciones sociales a diciembre 31, ya que estos deben incluirse como activos en el renglón 76 del formulario 220.

Tiempo de Conservación del Formulario 220

Según el artículo 632 del Estatuto Tributario, si el formulario 220 sirve como prueba de que el contribuyente no estaba obligado a declarar, debe conservarse durante 5 años. Este plazo corresponde al tiempo que la DIAN tiene para fiscalizar a un obligado a declarar que no lo haya hecho oportunamente.

Por ello, todo asalariado debe solicitar a su empleador el formulario 220, que certifica sus ingresos por el año o fracción de año fiscal con vínculo laboral. Igualmente, los empleadores deben emitir y entregar este formulario sin necesidad de una solicitud previa del asalariado, según el fallo del Consejo de Estado 12859 de febrero de 2003.