Retenciones de renta e IVA no utilizadas en declaraciones 2023: ¿se reportan en la exógena del AG 2023?

La Resolución 001255 de octubre de 2022 estableció 57 formatos para la entrega de la información exógena tributaria del año gravable 2023, incluyendo el formato 1003, que solicita detalles sobre las retenciones a título de renta, IVA y timbre practicadas a la entidad o persona natural informante.

El artículo 18 de dicha resolución requiere que se suministren los datos de las personas o entidades que realizaron retenciones durante el año gravable 2023, independientemente de si estas retenciones fueron utilizadas en las declaraciones de IVA y renta correspondientes al mismo año.

Artículo 18. Información de retenciones en la fuente que le practicaron. Las personas naturales y sus asimiladas, las personas jurídicas y sus asimiladas y demás entidades públicas y privadas enunciadas en los literales “d”, “e” y “g”, del artículo 1 de la presente resolución, de acuerdo con lo establecido en el literal “c” del artículo 631 del Estatuto Tributario, deberán suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada una de las personas o entidades que les hubieren practicado retención en la fuente en el año gravable, con indicación del concepto, valor acumulado del pago o abono en cuenta, de las transacciones sobre las cuales le practicaron la retención, y el valor de la retención que le practicaron, en el formato 1003 versión 7, según el concepto que corresponda, de la siguiente manera (…).

Como puede verse, la norma exige elaborar el reporte del formato 1003 sin importar si el reportante decidió utilizar o no las mencionadas retenciones a favor dentro de sus declaraciones de IVA y de renta del año gravable 2023, o si se acogió o no a las normas especiales vigentes que le permitirían incluso aplazar para el año gravable 2024 la utilización de dichas retenciones a título de renta o de IVA que en realidad le fueron practicadas durante el año gravable 2023.

Para las retenciones a título de renta, pueden darse situaciones donde la persona natural o jurídica no consiguió oportunamente los certificados de retención, prefiriendo no incluir estas retenciones en su declaración del año gravable 2023. Sin embargo, estas retenciones deben ser reportadas en el formato 1003, aunque no hayan sido utilizadas en la declaración.

A. Se trata de una persona natural o jurídica que no consiguió oportunamente los certificados de retención a título de renta que le habían practicado algunos de sus clientes y prefirió no incluir dicha retención en su declaración del año gravable 2023. Al respecto, debe recordarse que el parágrafo 1 del artículo 381 del ET sí permitía utilizar dichas retenciones dentro de la declaración con solo tener la prueba alterna, es decir, el recibo de caja o nota contable para registro de transferencias bancarias, o la factura de venta, en la que se pueda probar que el cliente sí se quedó con el valor de la retención.

B. Se trata de una persona natural no obligada a llevar contabilidad (por ejemplo, un agricultor) que hizo la venta de sus bienes durante el 2023 a un cliente que sí lleva contabilidad de causación, pero el cliente solo le pagó a comienzos del año 2024. En tal caso, aplicando lo indicado en el artículo 27 del ET, el artículo 1.6.1.21.25 del DUT 1625 de 2016 y los conceptos Dian 093628 de 2000 y 034535 de 2008, esa persona natural solo declarará el ingreso dentro de su declaración del año gravable 2024, y en ese mismo año utilizará la retención que su cliente sí había practicado y certificado como una retención perteneciente al “año gravable 2023”.

En el caso de las retenciones a título de IVA, según el artículo 484-1 del ET, los responsables del impuesto pueden aplazar la utilización del impuesto retenido hasta los primeros bimestres del año gravable siguiente. A pesar de este aplazamiento, estas retenciones deben incluirse en el formato 1003 del año gravable 2023, evitando su reporte nuevamente en el informe del año gravable siguiente.

Artículo 484-1. Tratamiento del impuesto sobre las ventas retenido. <Artículo adicionado por el artículo 21 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es el siguiente:> Los responsables del impuesto sobre las ventas sujetos a la retención del impuesto de conformidad con el artículo 437-1 del Estatuto Tributario, podrán llevar el monto del impuesto que les hubiere sido retenido, como menor valor del saldo a pagar o mayor valor del saldo a favor, en la declaración del período durante el cual se efectuó la retención, o en la correspondiente a cualquiera de los dos períodos fiscales inmediatamente siguientes.

El propósito de esta información es facilitar el cruce de datos con la información proporcionada por terceros, como compras y retenciones, para verificar la veracidad de las declaraciones presentadas. Es importante cumplir con estas obligaciones de reporte y tener en cuenta las regulaciones para evitar inconsistencias y sanciones por incumplimiento.