Las devoluciones en compras son operaciones frecuentes en la dinámica empresarial y, aunque a veces se asumen como simples ajustes contables, también tienen efectos en el reporte de información exógena. El punto clave no es únicamente establecer que la devolución ocurrió, sino determinar de qué período proviene y cómo debe reflejarse correctamente en el formato aplicable. El tema cobra especial relevancia en el año gravable 2025, porque un mal diligenciamiento puede llevar a inconsistencias entre el pago originalmente reportado, la devolución y la retención asociada.
Desde el punto de vista normativo, la regla base se encuentra en el artículo 1.3.5.2.1 de la Resolución 000227 de 2025 de la DIAN, modificado por la Resolución 000233 de 2025 y corregido formalmente por la Resolución 000237 de 2025. En su versión vigente, esa disposición establece que la información de pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas debe reportarse conforme con las especificaciones técnicas del formato 1001 versión 11. Esto es importante, porque todavía circulan materiales de apoyo que mencionan la versión 10, pero para publicación seria conviene trabajar con la referencia normativa actual.
En materia de devoluciones en compras, lo primero es distinguir entre dos situaciones.
- La primera corresponde a las devoluciones relacionadas con compras de años anteriores.
- La segunda se refiere a las devoluciones originadas en compras realizadas dentro del mismo año gravable.
Esa diferencia no es menor: de ella depende el concepto a utilizar y la manera en que debe reportarse el valor de la operación. El material que compartiste desarrolla precisamente esos dos escenarios y coincide en esa clasificación básica.
Cuando la devolución corresponde a operaciones de años anteriores, el reporte debe realizarse en el concepto 5028, identificado por la DIAN como “el valor acumulado de la devolución de pagos o abonos en cuenta y retenciones correspondientes a operaciones de años anteriores”. En otras palabras, no se trata de volver a registrar la compra inicial, sino de informar la devolución vinculada a esa operación ya ocurrida en una vigencia previa, junto con el efecto que corresponda sobre las retenciones asociadas.
En cambio, cuando la devolución se produce dentro del mismo período gravable, la lógica cambia. En ese caso no se utiliza el concepto 5028, sino el concepto que corresponda a la operación originalmente reportada, depurando el valor por su efecto neto. Por ejemplo, si la compra fue una adquisición de activos movibles, el concepto aplicable continúa siendo el 5007, pero el valor a informar debe reflejar la compra neta después de la devolución. Bajo esa misma lógica, la retención en la fuente también debe reportarse por su valor neto, no por el valor bruto originalmente practicado.
Llevado a un ejemplo práctico, si una sociedad efectuó una compra por $30.000.000 y, dentro del mismo año gravable, devolvió mercancía por $20.000.000, el valor neto de la compra a reportar sería de $10.000.000. Si sobre la operación inicial se había practicado retención en la fuente del 2,5 %, la retención neta que terminaría reportándose sería de $250.000. Ese tratamiento evita duplicidades y refleja la realidad económica final de la operación, que es lo que debe buscar el reporte exógeno.
Otro aspecto que debe revisarse con cuidado es la cuantía mínima. La DIAN dispuso que los pagos o abonos en cuenta acumulados por beneficiario por todo concepto que sean menores a tres (3) UVT del año gravable a reportar se informan acumulados en un solo registro con identificación 222222222, razón social “CUANTÍAS MENORES” y tipo de documento 43. Para el año gravable 2025, la UVT fue fijada en $49.799, de manera que 3 UVT equivalen a $149.397.
En la práctica, eso significa que antes de diligenciar una devolución en compras debe revisarse no solo su naturaleza, sino también la forma en que encaja dentro de la regla de cuantías menores. No basta con saber que hubo una reversión parcial o total de la compra. También es indispensable validar si la operación debe reportarse individualmente al tercero o si, por su monto y condiciones, encaja en el tratamiento acumulado previsto por la DIAN. Ese punto, que suele pasarse por alto, puede marcar la diferencia entre un reporte técnicamente consistente y uno improvisado.
En cuanto al contenido del reporte, la estructura general exige identificar correctamente al tercero beneficiario, incluyendo nombres o razón social, número de identificación, dirección y país de residencia o domicilio. Además, debe incorporarse el concepto aplicable, el valor del pago o abono en cuenta y las retenciones en la fuente practicadas o asumidas a título de renta, IVA y timbre, según corresponda. No es un asunto menor: el error en el concepto o en la base reportada suele generar descuadres que después son difíciles de justificar frente a cruces de información.
Uno de los errores más comunes consiste en reportar todas las devoluciones de compras como si pertenecieran al mismo grupo. Eso es incorrecto. La devolución de una compra de una vigencia anterior va por el concepto 5028; la devolución ocurrida dentro del mismo año no se reporta como un rubro aislado, sino como una depuración del valor neto del concepto originalmente utilizado. Mezclar ambos tratamientos distorsiona la información y puede inflar o reducir indebidamente los costos, deducciones o retenciones informadas.
En síntesis, el adecuado reporte de devoluciones en compras en exógena para el año gravable 2025 exige tres verificaciones básicas: identificar si la operación corresponde a un año anterior o al mismo período, aplicar el concepto correcto y reportar el valor que realmente subsiste después de la devolución. En este tema no gana el que diligencia más rápido, sino el que diligencia bien. Y en exógena, como suele pasar con la DIAN, el detalle que muchos creen pequeño es justamente el que después termina pesando más.