En la preparación de la información exógena correspondiente al año gravable 2025, el Formato 1003 exige especial cuidado en el reporte de las retenciones en la fuente que le practicaron al informante. Uno de los puntos técnicos más relevantes se presenta en la retención en la fuente a título de IVA: para el concepto 1309, la base a reportar no corresponde al valor total del pago o abono en cuenta, sino al valor del IVA sobre el cual se practicó la retención.
La información exógena no solo exige reportar terceros, valores y conceptos. También exige comprender la naturaleza de cada dato informado, el formato aplicable y la lógica tributaria que respalda la información suministrada ante la DIAN.
En este contexto, el Formato 1003 cumple una función específica dentro del reporte de información exógena del año gravable 2025: informar las retenciones en la fuente que le fueron practicadas al contribuyente o informante durante el respectivo año gravable.
Este formato no debe confundirse con el Formato 1001, en el cual se reportan pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas por el informante. En el Formato 1003, la perspectiva es distinta: quien reporta informa las retenciones que otros agentes le practicaron.
Por esta razón, su preparación requiere una adecuada conciliación entre certificados de retención, contabilidad, declaraciones tributarias y terceros que actuaron como agentes retenedores.
¿Qué se reporta en el Formato 1003?
El Formato 1003 corresponde a la información de retenciones en la fuente que le practicaron al informante.
En términos generales, por cada agente retenedor se debe reportar:
- Apellidos y nombres o razón social.
- Número de identificación.
- Dirección.
- Concepto de la retención practicada.
- Valor acumulado de la base de retención correspondiente.
- Valor de la retención en la fuente practicada.
Esto significa que el formato permite identificar quién practicó la retención, bajo qué concepto tributario se realizó, cuál fue la base acumulada y cuál fue el valor retenido durante el año gravable.
La correcta identificación del concepto es fundamental, porque no todas las retenciones se reportan bajo la misma lógica.
Diferencia entre el Formato 1001 y el Formato 1003
Una de las confusiones frecuentes en la preparación de información exógena consiste en mezclar la lógica del Formato 1001 con la del Formato 1003.
El Formato 1001 reporta pagos o abonos en cuenta efectuados por el informante y las retenciones que este practicó o asumió.
El Formato 1003, en cambio, reporta las retenciones que le practicaron al informante.
La diferencia puede verse así:
| Formato | ¿Qué reporta? | Perspectiva del informante |
|---|---|---|
| Formato 1001 | Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas | El informante paga o practica retención |
| Formato 1003 | Retenciones en la fuente que le practicaron | El informante recibe pagos sujetos a retención |
Por eso, antes de diligenciar el Formato 1003, el responsable del reporte debe revisar los certificados de retención recibidos, las cuentas contables asociadas, los terceros que actuaron como agentes retenedores y la coherencia con las declaraciones tributarias del año gravable.
Conceptos aplicables en el Formato 1003
Para el año gravable 2025, el Formato 1003 contempla diferentes conceptos según la naturaleza de la retención practicada. Entre ellos se encuentran:
| Concepto | Descripción |
|---|---|
| 1301 | Retención por salarios, prestaciones y demás pagos laborales |
| 1302 | Retención por ventas |
| 1303 | Retención por servicios |
| 1304 | Retención por honorarios |
| 1305 | Retención por comisiones |
| 1306 | Retención por intereses y rendimientos financieros |
| 1307 | Retención por arrendamientos |
| 1308 | Retención por otros conceptos |
| 1309 | Retención en la fuente en el impuesto sobre las ventas |
| 1310 | Retención por dividendos y participaciones |
| 1314 | Retención por impuesto de timbre |
| 1320 | Retención por dividendos y participaciones recibidas por sociedades nacionales, conforme al artículo 242-1 del Estatuto Tributario |
Cada concepto tiene una finalidad específica. Por ello, no basta con reportar el valor de la retención. También debe validarse que el concepto utilizado corresponda realmente al tipo de retención practicada.
El punto crítico: concepto 1309 y retención en IVA
El concepto que exige especial atención es el 1309, correspondiente a la retención en la fuente en el impuesto sobre las ventas —IVA—.
Para este concepto, la base a reportar no corresponde al valor total del pago o abono en cuenta.
La base corresponde al valor del IVA.
Esta precisión es relevante porque, en muchos casos, al hablar de retención en la fuente, se suele asociar la base con el valor total del pago, del servicio, de la venta o de la factura. Sin embargo, en el caso de la retención en IVA reportada bajo el concepto 1309, la base debe corresponder al valor del impuesto sobre las ventas sobre el cual se practicó la retención.
En otras palabras:
Para el concepto 1309, la base no es el pago total.
La base es el IVA.
Ejemplo práctico
Supóngase que una entidad prestó un servicio gravado y recibió un pago de un cliente que actuó como agente retenedor.
La operación puede tener la siguiente estructura:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Valor del servicio antes de IVA | $10.000.000 |
| IVA generado | $1.900.000 |
| Total facturado | $11.900.000 |
Si el cliente practicó retención en la fuente a título de IVA, al preparar el Formato 1003 bajo el concepto 1309, el informante no debe tomar automáticamente como base el valor total facturado ni el valor del servicio antes de IVA.
La base a reportar para ese concepto debe corresponder al valor del IVA, es decir, al valor sobre el cual se practicó la retención de IVA.
Este punto puede parecer operativo, pero tiene una consecuencia técnica importante: una base mal reportada puede generar inconsistencias frente a los cruces de información tributaria.
¿Por qué se presenta este error?
Este error suele presentarse por varias razones.
La primera es aplicar al concepto 1309 la misma lógica de otros conceptos de retención, en los cuales la base puede estar asociada al valor del pago o abono en cuenta.
La segunda es tomar la información del certificado de retención sin revisar si la base certificada corresponde al pago total o al valor del IVA.
La tercera es no separar adecuadamente las retenciones a título de renta, IVA y timbre dentro de los auxiliares contables o de la matriz de información exógena.
La cuarta es preparar el reporte únicamente desde saldos contables, sin validar la naturaleza tributaria de cada retención.
En estos casos, puede ocurrir que el valor de la retención sea correcto, pero la base reportada no corresponda al concepto utilizado.
Y en información exógena, un valor correcto acompañado de una base equivocada también puede afectar la calidad del reporte.
Retención en renta y retención en IVA: no son lo mismo
Una operación puede tener diferentes tipos de retención.
Por ejemplo, en una prestación de servicios gravada con IVA, pueden coexistir:
- Retención en la fuente a título de renta.
- Retención en la fuente a título de IVA.
- Eventualmente, otras retenciones según la operación.
Cada retención debe analizarse de manera separada.
No es lo mismo reportar una retención por servicios bajo el concepto 1303, que reportar una retención en IVA bajo el concepto 1309.
En el concepto 1303, la base puede estar asociada al valor del servicio.
En el concepto 1309, la base corresponde al valor del IVA.
Esa diferencia debe estar plenamente identificada antes de generar el archivo de información exógena.
Riesgos de reportar una base incorrecta
Reportar una base equivocada en el Formato 1003 puede generar inconsistencias técnicas en la información suministrada.
Entre los principales riesgos se encuentran:
- Diferencias entre certificados de retención y valores reportados.
- Inconsistencias frente a declaraciones tributarias.
- Cruces erróneos entre retenciones de renta y retenciones de IVA.
- Bases sobredimensionadas cuando se reporta el valor total del pago.
- Necesidad de correcciones posteriores.
- Observaciones en procesos de auditoría, revisión fiscal o control interno.
- Pérdida de trazabilidad entre el agente retenedor, el concepto y la base reportada.
El riesgo no siempre está en omitir una retención.
También puede estar en reportarla bajo una base que no corresponde al concepto informado.
Revisión técnica recomendada antes de presentar el Formato 1003
Antes de presentar el Formato 1003, el responsable del reporte debería realizar una revisión específica de las retenciones que le fueron practicadas al informante.
Como mínimo, se recomienda validar:
| Pregunta de control | Revisión sugerida |
|---|---|
| ¿Quién practicó la retención? | Identificar correctamente al agente retenedor. |
| ¿Qué tipo de retención fue practicada? | Diferenciar renta, IVA, timbre, dividendos u otro concepto. |
| ¿Qué concepto corresponde en el Formato 1003? | Validar la codificación aplicable. |
| ¿La base corresponde al concepto reportado? | En concepto 1309, verificar que sea el valor del IVA. |
| ¿El valor coincide con certificados recibidos? | Conciliar certificados, contabilidad y declaraciones. |
| ¿La retención corresponde al año gravable reportado? | Revisar fecha, soporte y periodo. |
| ¿Existen registros duplicados o mal clasificados? | Depurar por tercero, concepto y base. |
Esta revisión permite reducir errores de clasificación y mejora la consistencia del reporte frente a la información contable, tributaria y documental del contribuyente.
Conciliación recomendada
El Formato 1003 no debería prepararse únicamente a partir de un saldo contable.
Lo recomendable es construir una matriz de conciliación que cruce:
- Certificados de retención recibidos.
- Terceros agentes retenedores.
- Conceptos de retención.
- Bases reportables.
- Valores retenidos.
- Declaraciones tributarias.
- Auxiliares contables.
- Diferenciación entre retención en renta, IVA y timbre.
Para el caso específico de la retención en IVA, la matriz debe incluir una validación expresa:
cuando el concepto sea 1309, la base debe corresponder al IVA y no al pago total.
Este control puede evitar errores antes de la generación y presentación del archivo.
Relación con los cruces de fiscalización
La información exógena es utilizada por la DIAN para efectuar cruces, verificaciones y análisis de consistencia.
En el caso del Formato 1003, la información reportada por quien recibió la retención puede cruzarse con la información suministrada por el agente retenedor y con los datos declarados por ambos contribuyentes.
Por ello, si el agente retenedor certifica una retención de IVA y el informante reporta una base correspondiente al pago total, puede generarse una diferencia técnica en la interpretación del dato.
La DIAN no solo cruza valores retenidos.
También puede contrastar conceptos, bases, terceros y periodos.
De ahí la importancia de que el Formato 1003 sea preparado con una lectura precisa del concepto aplicable.
Recomendación del Consejo Nacional de Contadores Públicos
Desde el Consejo Nacional de Contadores Públicos recomendamos que, antes de presentar el Formato 1003, se realice una revisión separada de las retenciones que le fueron practicadas al informante, clasificándolas según su naturaleza tributaria.
En particular, debe diferenciarse entre:
- Retenciones a título de renta.
- Retenciones a título de IVA.
- Retenciones a título de timbre.
- Retenciones por dividendos y participaciones.
- Otros conceptos aplicables.
Para el concepto 1309, correspondiente a retención en la fuente en IVA, debe validarse que la base reportada corresponda al valor del IVA y no al valor total del pago o abono en cuenta.
Esta revisión debe soportarse en certificados de retención, auxiliares contables, declaraciones tributarias y documentos de respaldo.
La calidad del reporte depende de esa conciliación previa.
El Formato 1003 AG 2025 exige una revisión técnica detallada de las retenciones que le fueron practicadas al informante.
Uno de los puntos más importantes se encuentra en la retención en la fuente en IVA. Para el concepto 1309, la base a reportar corresponde al valor del IVA, no al valor total del pago o abono en cuenta.
En información exógena, el error no siempre está en el valor de la retención.
También puede estar en la base utilizada.
Por eso, antes de presentar el Formato 1003, es necesario verificar el agente retenedor, el concepto aplicable, la base correcta, el valor retenido y la consistencia con certificados, contabilidad y declaraciones.
Consejo Nacional de Contadores Públicos
Análisis técnico para la profesión contable.