En la preparación de la información exógena correspondiente al año gravable 2025, uno de los errores que puede afectar la calidad del reporte consiste en clasificar indebidamente los pagos asociados a rentas de trabajo, honorarios, servicios o comisiones. No todo pago realizado a una persona natural debe llevarse automáticamente al Formato 1001. Cuando se trate de rentas de trabajo y pensiones bajo los parámetros aplicables, el reporte debe revisarse frente al Formato 2276.
La información exógena no solo exige reportar valores. Exige reportarlos en el formato correcto, bajo el concepto adecuado y con la identificación del tercero que corresponda.
Por eso, en temporada de exógena, una de las revisiones más importantes no está únicamente en el monto del pago, sino en la naturaleza del pago.
En el caso de los pagos laborales, honorarios, servicios, comisiones y rentas de trabajo, la clasificación requiere especial cuidado, porque puede presentarse una confusión entre el Formato 1001, correspondiente a pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas, y el Formato 2276, correspondiente a ingresos y retenciones por rentas de trabajo y pensiones.
La información exógena AG 2025 precisa que los pagos o abonos en cuenta por concepto de rentas de trabajo y pensiones deben reportarse de acuerdo con los parámetros establecidos para el Formato 2276, y que los pagos reportados en conceptos de honorarios, comisiones o servicios dentro del Formato 1001 no deben incluir los asociados a rentas de trabajo y pensiones.
El punto de partida: no todo pago a una persona natural se reporta igual
Uno de los errores frecuentes en la preparación de la información exógena consiste en mirar únicamente el tipo de tercero.
Por ejemplo, si el beneficiario es una persona natural, algunos responsables del reporte pueden asumir que el pago debe clasificarse de forma automática como honorarios, servicios o comisiones dentro del Formato 1001.
Ese enfoque puede ser incompleto.
La pregunta correcta no debe ser solamente:
¿A quién se le pagó?
También debe preguntarse:
¿Cuál es la naturaleza del pago?
Esa diferencia es esencial, porque el reporte cambia dependiendo de si el pago corresponde a rentas de trabajo, pensiones, honorarios, servicios, comisiones u otro concepto.
¿Qué reporta el Formato 1001?
El Formato 1001 corresponde a la información de pagos o abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas.
En este formato se reporta, por cada beneficiario, información como:
- Apellidos y nombres o razón social.
- Número de identificación.
- Dirección.
- País de residencia o domicilio.
- Pagos o abonos en cuenta.
- Valores que constituyan costo o deducción.
- Valores que den derecho a impuesto descontable.
- Pagos o abonos no solicitados fiscalmente como costo o deducción.
- Retenciones practicadas o asumidas a título de renta, IVA o timbre, según corresponda.
Dentro del Formato 1001 existen conceptos para honorarios, comisiones, servicios, arrendamientos, intereses, compras de activos, aportes, donaciones, impuestos, tasas, contribuciones, entre otros. Sin embargo, también advierte que los pagos por rentas de trabajo y pensiones deben reportarse conforme al Formato 2276, y no mezclarse indebidamente en el Formato 1001.
¿Qué reporta el Formato 2276?
El Formato 2276 corresponde a la información de ingresos y retenciones por rentas de trabajo y pensiones.
Este formato debe ser presentado por todos los obligados a efectuar algún reporte de información exógena, cuando realicen pagos o abonos en cuenta por concepto de rentas de trabajo y pensiones durante el año gravable.
Dentro de la información que se reporta en el Formato 2276 se encuentran, entre otros:
- Pagos por salarios.
- Pagos por emolumentos eclesiásticos.
- Pagos realizados con bonos, cheques, tarjetas, vales u otros mecanismos.
- Pagos por honorarios.
- Pagos por servicios.
- Pagos por comisiones.
- Pagos por prestaciones sociales.
- Pagos por viáticos.
- Pagos por gastos de representación.
- Cesantías e intereses de cesantías.
- Pensiones de jubilación, vejez o invalidez.
- Aportes obligatorios a salud.
- Aportes obligatorios a fondos de pensiones.
- Retenciones en la fuente por pagos de rentas de trabajo o pensiones.
Este listado demuestra que el Formato 2276 no se limita únicamente a salarios de empleados vinculados mediante contrato laboral. También puede involucrar pagos que, según su naturaleza y tratamiento tributario, correspondan a rentas de trabajo.
La advertencia clave: honorarios, servicios y comisiones pueden generar confusión
Los pagos o abonos en cuenta que se reportan por conceptos de honorarios, comisiones o servicios deben corresponder a aquellos realizados a personas jurídicas o naturales, sin incluir los asociados a rentas de trabajo y de pensiones.
Esto significa que no basta con identificar que el pago se denomina “honorarios” o “servicios”.
Debe revisarse si, por su naturaleza y tratamiento tributario, el pago corresponde a una renta de trabajo que debe ser reportada en el Formato 2276.
La denominación contable o contractual no siempre es suficiente. Lo determinante es el análisis tributario del pago.
Pagos a personas naturales sin relación laboral: revisión especial
Un aspecto especialmente relevante es el tratamiento de los pagos o abonos en cuenta a personas naturales que perciben rentas de trabajo que no provienen de una relación laboral, legal y reglamentaria.
Los pagos o abonos en cuenta a personas naturales que perciban rentas de trabajo no provenientes de una relación laboral, legal y reglamentaria, sometidos a retención en la fuente conforme con el artículo 383 del Estatuto Tributario, serán reportados en el Formato 2276.
Esta precisión es fundamental para el contador público, porque en la práctica pueden existir pagos a contratistas, prestadores de servicios o personas naturales independientes que requieren una revisión cuidadosa antes de definir el formato.
No se trata de llevar automáticamente todo al Formato 1001.
Primero debe revisarse si el pago se encuentra dentro de los parámetros del Formato 2276.
¿Cuándo no se reporta en el Formato 2276?
Cuando el pago o abono en cuenta a personas naturales que perciben rentas de trabajo no se encuentre sometido a la retención prevista en el artículo 383 del Estatuto Tributario, debe reportarse en los formatos de pagos y abonos en cuenta y retenciones practicadas, según corresponda.
Esto implica que la decisión entre Formato 2276 y Formato 1001 no debe tomarse de forma mecánica.
Debe analizarse:
- Si el pago corresponde a renta de trabajo o pensión.
- Si existe relación laboral, legal o reglamentaria.
- Si se trata de una persona natural sin vínculo laboral, pero con tratamiento de renta de trabajo.
- Si el pago estuvo sometido a la retención prevista en el artículo 383 del Estatuto Tributario.
- Si, por el contrario, corresponde reportarlo en el Formato 1001 u otro formato aplicable.
El error técnico: duplicar o clasificar mal la información
Una clasificación incorrecta puede producir dos riesgos principales.
El primero es reportar en el formato equivocado.
Por ejemplo, llevar al Formato 1001 un pago que debió reportarse en el Formato 2276.
El segundo es duplicar información.
Esto puede ocurrir cuando un pago se reporta en el Formato 2276 y, al mismo tiempo, se incluye indebidamente dentro de conceptos del Formato 1001.
En ambos casos, el reporte pierde consistencia.
Y en información exógena, la consistencia es determinante porque la DIAN utiliza estos datos para cruces, validaciones y procesos de fiscalización.
¿Qué debe revisar el contador antes de clasificar el pago?
Antes de definir si un pago debe ir al Formato 1001 o al Formato 2276, el responsable del reporte debería revisar, como mínimo:
| Pregunta de control | Revisión sugerida |
|---|---|
| ¿El pago corresponde a salario, prestación social, pensión o renta de trabajo? | Validar naturaleza tributaria del ingreso. |
| ¿El beneficiario es una persona natural? | Revisar si aplica tratamiento de renta de trabajo. |
| ¿Existe relación laboral, legal o reglamentaria? | Determinar si el pago tiene naturaleza laboral. |
| ¿El pago está sometido a retención bajo el artículo 383 del E.T.? | Verificar tratamiento de retención aplicable. |
| ¿El pago corresponde a honorarios, servicios o comisiones no asociados a rentas de trabajo? | Evaluar si corresponde al Formato 1001. |
| ¿El pago ya fue incluido en otro formato? | Evitar duplicidad en el reporte. |
| ¿Existe soporte documental y contable suficiente? | Conservar contrato, comprobante, nómina, certificación o documento soporte. |
Esta revisión permite evitar que la clasificación dependa únicamente del nombre del concepto en la contabilidad.
Ejemplo práctico
Supóngase que una entidad realizó pagos a una persona natural por prestación de servicios profesionales durante el año gravable.
Si esos pagos, de acuerdo con su tratamiento tributario, corresponden a rentas de trabajo no provenientes de una relación laboral, legal o reglamentaria, y estuvieron sometidos a la retención prevista en el artículo 383 del Estatuto Tributario, deberán revisarse frente al Formato 2276.
En cambio, si el pago no se encuentra sometido a esa retención y corresponde a un concepto de honorarios o servicios reportable bajo los parámetros de pagos o abonos en cuenta, podría analizarse su inclusión en el Formato 1001, según corresponda.
El punto central es este:
la naturaleza tributaria del pago define el formato.
No basta con que el comprobante diga “honorarios”.
No basta con que el tercero sea persona natural.
No basta con que exista retención.
Debe revisarse el tratamiento aplicable.
Recomendación del Consejo Nacional de Contadores Públicos
Desde el Consejo Nacional de Contadores Públicos recomendamos que, antes de presentar la información exógena AG 2025, los pagos asociados a personas naturales, honorarios, servicios, comisiones, salarios, pensiones, viáticos y prestaciones sociales sean objeto de una conciliación específica.
La recomendación es elaborar una matriz de clasificación que permita separar:
- Pagos laborales.
- Rentas de trabajo no laborales.
- Honorarios.
- Servicios.
- Comisiones.
- Pensiones.
- Viáticos.
- Prestaciones sociales.
- Retenciones aplicadas.
- Formato correspondiente.
Esta matriz debe cruzarse con la contabilidad, la nómina, los certificados de retención, los contratos, los documentos soporte y las declaraciones tributarias.
El objetivo no es solo cumplir con el reporte.
El objetivo es reducir el riesgo de inconsistencias por clasificación equivocada.
Señales de alerta antes de presentar
Antes de cargar la información, conviene revisar algunas señales de alerta:
- Personas naturales reportadas masivamente en Formato 1001 como honorarios.
- Pagos de servicios personales sin revisión frente al artículo 383 del Estatuto Tributario.
- Valores incluidos simultáneamente en Formato 1001 y Formato 2276.
- Retenciones laborales reportadas en conceptos que no corresponden.
- Pagos por viáticos o gastos de representación clasificados sin revisar su naturaleza.
- Contratistas personas naturales tratados igual que personas jurídicas.
- Falta de conciliación entre nómina, contabilidad y exógena.
Cuando estas situaciones aparecen, lo recomendable es revisar antes de presentar.
En información exógena AG 2025, la clasificación de pagos laborales, honorarios, servicios y comisiones exige una revisión técnica detallada.
El Formato 1001 y el Formato 2276 cumplen funciones distintas. Por eso, los pagos por rentas de trabajo y pensiones no deben mezclarse indebidamente con conceptos del Formato 1001 cuando corresponda reportarlos bajo el Formato 2276.
La clave está en identificar correctamente la naturaleza del pago, el tratamiento tributario aplicable, la retención practicada y el formato correspondiente.
En exógena, el error no siempre está en el valor.
Muchas veces está en reportar el pago en el formato equivocado.
Consejo Nacional de Contadores Públicos
Análisis técnico para la profesión contable.