En la preparación de la información exógena del año gravable 2025, uno de los errores más frecuentes consiste en revisar únicamente las operaciones que efectivamente arrojaron retención en la fuente, dejando en un segundo plano otros pagos o abonos en cuenta que también deben ser analizados dentro del universo reportable. Para este año gravable, el marco aplicable se encuentra en la Resolución 000227 de 2025, modificada por la Resolución 000233 de 2025 y corregida formalmente por la Resolución 000237 de 2025. En esa regulación, la DIAN dispuso que este reporte se realiza a través del formato 1001 versión 11.
De acuerdo con el artículo 1.3.5.2.1 de la Resolución 000227 de 2025, en el formato 1001 deben informarse los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deducción, los que den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, así como los pagos o abonos en cuenta no solicitados fiscalmente como costo o deducción. La norma también precisa que el reporte comprende los valores de las retenciones en la fuente practicadas o asumidas a título de renta, IVA y timbre, según el concepto que corresponda.
En ese contexto, la revisión del formato 1001 no debe limitarse a identificar qué operaciones sí generaron una retención positiva. El análisis correcto exige verificar el universo de pagos reportables frente a cada tercero y comprobar que la información refleje adecuadamente tanto el valor del pago o abono en cuenta como las retenciones asociadas, cuando haya lugar a ellas. Ese punto es especialmente importante en procesos donde la información contable y tributaria se consolida de manera automática a través de software.
La misma lógica debe observarse al momento de expedir los certificados de retención en la fuente por conceptos distintos a pagos laborales. El artículo 381 del Estatuto Tributario dispone que dicho certificado debe contener, entre otros datos, el monto total y concepto del pago sujeto a retención, así como el concepto y cuantía de la retención efectuada. Es decir, la norma no se concentra únicamente en el valor retenido, sino también en el pago que fue objeto del análisis correspondiente.
Sobre este punto, la DIAN precisó en el Oficio 53947 de 2012 que el certificado expedido por el agente de retención debe contener la totalidad de los pagos y conceptos que sean objeto de retención, junto con la cuantía de la retención efectuada. Esta doctrina sigue siendo una referencia relevante para revisar la consistencia entre la información reportada en exógena y la información entregada al tercero mediante el respectivo certificado.
En la práctica, uno de los riesgos más comunes es que los sistemas de facturación o de nómina documental solo arrastren al certificado aquellas operaciones que superaron la base mínima y efectivamente produjeron retención, dejando por fuera pagos que también hicieron parte del análisis tributario del tercero. Cuando eso ocurre, pueden presentarse diferencias entre los soportes entregados y la lógica que exige la revisión del formato 1001.
Por eso, más que revisar únicamente si hubo retención, lo recomendable es validar si los pagos reportables al tercero quedaron correctamente acumulados, clasificados y soportados. Una adecuada parametrización del software y una revisión previa de los certificados pueden evitar inconsistencias en la información exógena y reducir errores en los soportes entregados a proveedores, contratistas y demás terceros.