Consulta sobre la Información y Procedimientos para la Entrega de Cargo de un Contador

Texto de la Consulta:

“(…) Les solicito una asesoría en relación a la información que debe pedirse a un contador que tiene contrato con empresa privada y que se va a retirar de una empresa, para que otro contador pueda asumir las funciones sin inconvenientes. Saber durante el desarrollo de las funciones, qué informes debe un contador aportar y con qué regularidad deben ser entregados. (…)”

Consideraciones y Concepto:

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, responde a la consulta de manera general en los siguientes términos:

Conforme a la solicitud del peticionario, el CTCP ha emitido varios pronunciamientos sobre la «entrega del cargo de un contador público». Entre ellos, se recomienda revisar el concepto 2023-0315, en el cual se expresa:

“(…) Al terminar su servicio, se recomienda al contador externo saliente realizar y elaborar un informe de empalme con destino a la gerencia de la entidad o a la persona a la cual prestaba sus servicios. En el proceso de empalme debe informarse, entre otras cosas, lo siguiente:

  • Estado actual de la contabilidad (transacciones pendientes por reconocerse en el sistema de información contable);
  • Informe de notas de contabilidad y demás comprobantes contables pendientes por realizarse (ajustes por depreciación, por deterioro de cuentas por cobrar, ajustes de valor razonable, entre otros);
  • Detalle de los impuestos no liquidados y que se encuentran pendientes por cumplir con sus obligaciones formales;
  • Entrega de la documentación, soportes contables y libros de contabilidad en poder del contador externo relacionada con la entidad; y
  • Las demás que considere pertinente el profesional que externamente lleva la contabilidad.

(…) Dentro de las funciones propias de los Contadores Públicos se encuentra la organización, revisión y control de contabilidades, llevándolas de conformidad con las normas que rigen la contabilidad en Colombia. Los documentos contables de la entidad pertenecen a la organización y no siempre son responsabilidad del contador, ya que muchas veces los soportes contables son conservados por otras áreas como tesorería (comprobantes de egreso), cartera (facturas de venta y recibos de caja), inventarios (facturas de compra), entre otros.

Por ello, más que entregar los soportes, libros y otros documentos, lo que el CTCP recomienda al darse por terminado el contrato es la entrega del cargo mediante un proceso de empalme con el nuevo contador o con el funcionario que designe la entidad contratante.”

Leer Concepto completo en: https://www.ctcp.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=0e4b7b4d-2159-43b0-86e8-8153ae0620be