Mediante la Resolución 000038 del 5 de enero de 2026, la DIAN autorizó la utilización de firma mecánica para suscribir documentos y certificaciones del Sistema de Registro Único de Personal (RUP), con el fin de agilizar la expedición masiva de documentos bajo procesos automatizados.
La DIAN expidió la Resolución 000038 del 5 de enero de 2026, por medio de la cual autoriza el uso de firma mecánica en la suscripción de documentos y certificaciones generados en el Sistema de Registro Único de Personal –RUP–, buscando optimizar la emisión masiva de documentos.
Esta autorización se enmarca en lo previsto por el Decreto Ley 2150 de 1995, el cual permite que los jefes de entidades públicas utilicen firmas mecánicas en documentos producidos de forma masiva. En la práctica, este mecanismo se implementa mediante medios tecnológicos, con requisitos orientados a garantizar la autenticidad de los documentos.
En el contexto operativo, se señala que la Subdirección de Gestión del Empleo Público cuenta con un proceso automatizado para la expedición de historias laborales. Por ello, la Resolución autoriza el uso de la firma asociada a María Teresa López Peñuela para la suscripción de dichos documentos, indicando que la firma estará acompañada del nombre y cargo del funcionario autorizado.
Finalmente, se recuerda que cualquier alteración del contenido de los certificados generados sistemáticamente ocasionará que estos pierdan autenticidad y puede dar lugar a las actuaciones administrativas correspondientes.
En resumen:
- Se habilita firma mecánica para expedición masiva de documentos del RUP.
- Sustento general: Decreto Ley 2150 de 1995 (documentos masivos en entidades públicas).
- La firma debe ir acompañada de nombre y cargo del funcionario autorizado.
- Alteraciones al certificado → pérdida de autenticidad y posibles acciones administrativas.
El CNCP recomienda a los profesionales contables y usuarios verificar la autenticidad de las certificaciones descargadas del sistema y conservar soportes oficiales para trámites y auditorías.